Alter Ego, agence d'emploi et de recrutement CDD/CDI, recherche pour l'un de ses clients, dans le domaine de l'insertion, un.e assistant.e de Direction.
Vos missions s'articulent autour de 3 pôles :
ASSISTER LA DIRECTION GENERALE
▪ Accueillir le public au siège de l’association
▪ Organiser le planning de la direction générale
▪ Organiser les déplacements professionnels de la direction générale
▪ Préparer et organiser les réunions
▪ Saisir des documents numériques
▪ Suivre les comptes-rendus des réunions de concertation des équipes et assurer le reporting
auprès de la direction générale
▪ Rédiger des notes de synthèse pour la direction générale
▪ Assister la direction générale dans l’organisation des événementiels organisés autour de
l’association
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE
▪ Tenir et classer la documentation des instances officielles des activités de l’Association et organismes
liés (conseils et assemblées, registres légaux…)
▪ Réceptionner et trier la correspondance de la direction
▪ Préparer et rédiger les courriers émanant de la direction
▪ Rédiger les comptes-rendus de réunion et procès-verbaux de l’association
▪ Assurer la gestion administrative des demandes de formation (demandes de devis, demandes de
prise en charge, …)
▪ Actualiser les bases de données de la direction (annuaire, organigramme, suivi, etc.)
▪ Enregistrer les demandes d’absence validées par la direction et suivre les états de présence du personnel
▪ Créer des outils de suivi pour la direction
GERER LA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
▪ Rédiger les notes de services et notes d’information à l’attention du personnel
▪ Rédiger les éléments de langage, articles et communiqués de presse et autres contenus
rédactionnels pour la communication de l’association
▪ Préparer et organiser les réunions (convocations, états de présence, comptes-rendus…)
▪ Rédiger des mails et courriers internes et externes pour la direction
▪ Participer à la gestion administrative du personnel, notamment à l’embauche (collecte de pièces,
déclaration, constitution du dossier, etc.)
Vous avez un BAC +2/3 en administration ou un BTS Assistant de gestion.
Vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum sur des fonctions d'assistanat.
Déplacements ponctuels (permis B + véhicule indispensable).
Avantages : prime de 13ème mois, mutuelle, tickets restaurant